特に新規のお客様とお付き合いがスタートする時は、必ずといっていいほどプレゼンをしています。
そんなプレゼンは、僕たちの広告業界だけでなく、どんな業界や業種でもプロジェクトがスタートする時の重要事案だと想います。最近そのプレゼンの「資料」に関して、細かすぎない？量が多すぎない？、と感じる時が増えてきています。
丁寧に作ることはもちろん大切です。非常に大切です。でもこだわりすぎるあまり、資料が膨大な量になっていることを多く見ます。資料の量が多すぎると返って読まれなくなるし、案外と荷物にもなってしまい、鞄が重くなってイヤだなーと想われてしまいます。
好まれる資料とは
資料が多すぎる、ということは資料作りにも多くの時間を使っている可能性があると想います。その時間て僕は勿体ない、と思っています。時間をそれほど多くかけなくても良質な資料を作れると思っています。
じゃあ、短時間で作れて、しかも見やすいプレゼン資料はどういったものなのか。
この場合の短時間というのは、実際にパソコンで作る時間だけを差すと半日（3〜4時間）です。そして見やすいプレゼン資料はA4用紙三枚（3ページ）ほどの量。多くてもA4用紙で5ページで十分だと、僕は想っています。実際に膨大な量の資料を見ると、無駄が多いなと想ってしまいます。
作り方と品質の無駄
膨大なプレゼン資料を見て僕が思う主な無駄は2つ。
1つ目は作り方にある無駄。そしてもう1つは資料の品質の無駄です。
作り方｜手順を考える
プレゼン資料を作るツールは何でも良いと想っています。パワーポイントでもエクセルやワードでも。僕は職業柄、Illustrator（イラストレーター）を使うことが殆どです。
資料を作成する際に、いきなりPCを立ち上げて、あれこれと試行錯誤しながら資料を作り始めている方は意外にも多いと思います。しかし、このやり方では時間を無駄にしている可能性大です。なぜなら、情報を集め、考え、作る、といったプロセスを同じタイミングでやっているからです。このやり方では思考も作業も丁寧さを欠き中途半端になることが殆どです。
しっかりと情報を集め、情報を整理整頓し、構想を練ってから作成した方が、効率が良くなり作成時間も短くなります。
手順例
情報を集める
各情報を精査する
精査した情報を整理整頓する
構想を考える
下書きをする
資料を作る
弊所ではプレゼンはもちろん、別の資料を作る時もこの手順を大切にしています。
作り方｜時間配分
こういった手順を細かくして、考える時間と作る時間を分けて作っていくと、丁寧さに磨きがかかるということに繋がっていきます。
資料作成の時間配分も細かく決めることを僕はお勧めします。ざっくりと決めてしまうよりもはるかに効率的に作れる様になります。時間配分を細かく決めると「気がついたら時間が経っていた」ということが防げます。
例えば、情報集めに30分、関連資料集めに30分、構成に30分、下書きに30分、パソコンでの作業に１時間、と出来るだけ作業を細分化します。そうすると20〜30分の隙間時間でも集中して進めることができます。
「そんな短い時間では足りない」と思われる人も多いかとは想いますが実は、長い時間をかけてしまった方が、集中力が続かずに生産性が落ちてしまう事例が多くあります。今回の記事を読んでいる人の間でも、そんな経験がある人、いるんじゃないですか？
ちょっとした時間でも確実に仕上げていくためには、作業の細分化は必須です。最初に想っていた時間と実際にかかった時間を比較すると解ると思います。そして次からはより正確にスケジュール立てが出来る様になり、さらなる効率化が望めます。
品質｜時短は担保に繋がる
そして大切なことですが、作成の無駄をより少なくし品質を高めるためのコツはラフ作りにあります。
僕は断然、手書きがオススメです。資料全体の流れを書くだけでなく、各コンテンツにどんな図やグラフを用いるか、写真やイラストは必要か、などのイメージを手書きで書きます。何も決めずにいきなり作成ツールで資料を作り始めるということは、どんな味にしようかと決めずに料理するのと一緒で、なかなか進まなくなることが多いです。
例えば、最初にどういった味付けの料理をするのかを決めておくと、用意しなくちゃいけない素材だけでなく、必要な調味料も自然と揃えると思います。この料理／調理と一緒の法則です。
手書きでどんな表現にするかをしっかりと考えておくと、出来上がりイメージがちゃんと固まるため、作成時間が大幅に短くなります。さらにイメージが出来ている、ということは自分の頭の中も整理整頓が出来ているため、余分な考えや発想をしなくなります。まさに時短へと繋がっているわけです。
情報を集めたり、イメージを固めることって時間がかかるじゃん！と言われる人もいると思いますが、先に集めて固めておいた方が、時間の見通しが立ちますよね。気が付いて「こんなことが必要だった」とか「あんなこと入れたい」といった様な、後から時間が増えていく感覚の方が疲れも増していきます。
プレゼン資料だけでなく、何かを作る時は増やしていくのではなく、減らしていく方が良いものが出来ていきます。これは次の項で説明しています。
そしてイメージを固める、ということは出来上がりがほぼ見えているため、細かな部分に手間をかけることが出来ます。手間をかけるということが品質の担保になっていきます。
手間がかけられていない資料よりも、手間をかけられて作られた資料の方が、品質が良くなることは容易に想像出来ると思います。
品質｜最適を目指して
作るべきというよりも、求められているのは過剰品質ではなく最適品質です。
これはプレゼン資料に限らないと思います。何か商品を売ったり、サービスを提供したりすることでも、求められるのは最適な品質です。どうにか採用されたい、気に入ってもらいたい、買ってもらいたい、そういった想いから自分でも気付かないうちに、物やサービスのアピールが過剰になっていないでしょうか。プレゼン資料もしっかりと準備をし、構成を考えてから作った資料なら、必要最低限な装飾（デザイン）で十分に伝わります。
余分な情報（プチ情報等）やごちゃっとした装飾が多い資料よりも、必要な情報が最低限の装飾でまとめられていた資料の方が見やすく読みやすいものになります。
品質｜余分なものは入れない
色数も多くて４色、出来れば３色に抑えることをオススメします。その数の方が綺麗にサッパリとした資料になります。また、色数が多いと目がチカチカするといった現象にもなりかねません。
そうそう、白色（紙の色）も１色に入れることを意識されると良いです。足すことよりも引くことを意識した資料、余分なモノ／コトがない資料の方が好まれます。
「この部分、余白があるから何か入れたい」、と思う人が多くいますが、余白があるからメインが際立つといった効果があります。実は余白こそ何かを伝えたい、訴求したい時に必要な要素になっています。
少し余談ですが、仕事としている広告デザインもまずは情報や資料を集めるだけ集めて、そこから「これは要る要素」「これは要らない要素」の観点で作っています。この方が、メインをより浮き彫りに出来て訴求効果が高まる結果へとなっています。
まとめ
他者・相手に対してアピールしたりする時にはどうしても「あんなこと」や「こんなこと」などを盛り込もうとすることは、誰にでも往々にしてあると思いますが、それが果たして他者や相手が求めている最適な資料かどうかを判断することは難しいと思います。
そんな時は、思えるだけ／考えられるだけの情報を集めて、そこから引いていく形式で最低限これは、と思える情報だけを載せると、自分が思っている以上に「伝えたいこと／言いたいこと」が伝わりやすくなります。そして余分な装飾や、色数を抑えることで、そのメインが際立つことが殆どです。インターネットからの情報が過多になった今の時代だからこそ、よりシンプルなプレゼン資料が好まれる傾向になっています。
そしてその傾向はプレゼン資料だけでなく、宣伝や広報、広告などにも見られます。効果のある宣伝や広報、広告が必要な時はぜひ、弊所にどんなことでもご相談くださいね。
最後は余計な宣伝で閉めちゃいましたがご理解頂けると嬉しいです。
今回も最後まで読んでくださり、ありがとうございます。